PV de l'AG et du CA du 24 juin 2020

I -  PROCES-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DU 24 JUIN 2020

Le 24 Juin 2020 à 18h30, les membres ci-dessous de l’association se sont réunis dans une salle de la Maison Fenez, 221 avenue du Vercors au Mée-sur-Seine, sur convocation en date du 28 février 2020, renouvelée le 6 juin 2020 (en raison de l’épidémie due au COVID 19 ayant empêché la réunion prévue initialement le 30 mars).

Membres présents :

Georges AURICOSTE, Jocelyne BAK, Ouda BERRADIA, Michel BILLECOCQ, Caroline CERTES, Elisabeth DAUVERGNE, Nadia DIOP, Nadine DURAND, Serge DURAND, Gérald FREMONT, Nicole HENRIOT, Saïda MERABET, Patricia PATOUILLAT, Sylvie RIGAULT, Julienne TCHAYE, Gisèle VERNIN

Membres représentés ayant donné un pouvoir :

Josette ANTIGNAC, Benoît BATON, André BOUSQUET, Denis DIDIERLAURENT, Annie LE CORRE, Marie-Antoinette LECLAIRE, Josette MEUNIER, Henri MONIER, Nicole PERRET, Christian QUILLAY

Membres excusés :

Nadia BELCACEM, Citénise FELIX, Véronique VERNIN

Autres :
Aurélie CHASSEIGNE Chef du Service Solidarités de la Ville du Mée-sur-Seine

L’Assemblée est présidée par Gisèle Vernin en sa qualité de Présidente, et le secrétariat est assuré par Michel Billecocq, Secrétaire-adjoint.

La Présidente déclare que l’Assemblée est régulièrement constituée, et qu’elle peut valablement délibérer sur l’ordre du jour suivant :

            Rapport moral

            Rapport financier

            Budget 2020

            Renouvellement du Conseil d’Administration

            Questions diverses

1. Rapport moral 2019

En 2019, l’association a poursuivi son action: venir  en aide à des familles méennes en difficulté financière. Je vous rappelle que nous vendons les produits entre 10 et 20%  du prix du commerce.  Notre  but  étant  de  permettre aux  familles de se remettre à flots le temps  de régler leurs dettes, nous essayons  d’être le plus efficace possible. Je  vais   dresser  le  bilan  chiffré  de  notre  activité  en  2019 : nous  avons  manipulé  environ  21.910  kg  de  marchandises;  en  magasin et  il  restait    un stock  de  1.852  kg  au  31 décembre.  Nous  avons  donc  distribué  22.014  kg  de denrées. Notre  approvisionnement  vient  de:

• la collecte nationale : 1.148 kg soit 5,3%
• la croix rouge : 13.034 kg soit 59,5%
• la banque alimentaire : 5.306 kg soit 24,2%
• des commandes à Auchan : 1 .847 kg soit 8,4%
• des commandes à Revivre : 574 kg soit 2,6%

Nous  avons  servi  116  familles représentant 198  adultes  et  131  enfants;  pour un  total  de  2954  passages.  Cette  année  nous  avons  fait  environ  une  soixantaine de  colis  d’urgence  en  partenariat  avec  le  CCAS.

 La  répartition  était  la  suivante  :

• 65familles du quartier Courtilleraies
• 28 familles de la croix blanche
• 11 familles du village
• 12 familles de plein ciel
• De plus :
• 53 familles sont mono parentales
• 39 familles sont en couple
• 24 personnes sont seules

On  remarque  une  stabilité  du  nombre  de  familles  des Courtilleraies et une  légère  augmentation  dans  les  3  autres  quartiers,  ainsi  qu’une  augmentation du  nombre  de  personnes  seules  par  rapport  à  2018.

Malheureusement,    un  grand  nombre  de  familles  rencontrent  d’autres difficultés  (revenus,  travail,  enfants,  maladie,  logement,  ….)  tout  cela  étant  plus  ou moins   lié,   nous   faisons   de   plus   en   plus   souvent   crédit   ,nous   ne   voulons   pas alourdir  leurs  problèmes  en  les  privant  de  nourriture.

Le  côté  diététique  fonctionne    toujours  bien,  les  échanges  bénévoles

• bénéficiaires   sont   plutôt   bons.  Nos   produits      frais   sont   en   général   de   bonne qualité  et  en  quantité  suffisante.

Notre  approvisionnement  à  Savigny  le Temple : nous  nous  rendons  à la  croix  rouge  insertion   les  mardi  et  vendredi  en  fin  de  matinée. Là  nous  prenons le   frais   et   l’épicerie. .L   ‘équipe   qui   s’occupe   des   courses   est   maintenant   bien rodée  et  s’entend  bien  avec  celle  de  Savigny  ,  ce  qui  est  très  important.

Depuis  le  début  de  l’année  2020  ,  l’organisation  à  quelque  peu  changé puisque  l’épicerie  ouvre  le  lundi  après-midi  à  la  place  du  mardi (précisément à la demande de la Croix-Rouge Insertion).

En    2019,  pas  de  soucis  particuliers,  pas  de  pannes  ,  pas  de  travaux  , seulement  quelques  dossiers  administratifs  comme  d’habitude.

Je  remercie  la  ville  du  Mée  sur  Seine  pour  le  local  mis  à  disposition, et  je  remercie    surtout  tous  les  bénévoles,  sans  qui  rien  ne  serait  faisable,  pour leur  aide  précieuse  et  leur   soutien. Et  enfin  les  adhérents  qui  nous  soutiennent..

Je  n’oublie  pas  de  vous  rappeler  notre  rendez-vous  annuel  fin novembre  2020 (vendredi 27 et samedi 28)   pour  la  collecte  nationale.  Pour  ces  journées  particulières  vous pouvez  aussi  faire  participer  amis,  famille  ou  autre  si     cela  les  intéresse  de donner  juste  un  petit  coup  de  main.

Après  l’approbation  de  ce  rapport  moral,  je  passerai  la  parole  à Nadine  notre  trésorière  . Je  vous  propose  donc  de  passer  au  vote.

Aucun autre sujet n’étant abordé, le rapport moral est accepté à l’unanimité par l’Assemblée.

2. Rapport financier 2019

2019 est la dixième année d'activités de l'association, et cette année elle a apporté son aide à 116 familles en difficulté. Par rapport aux années précédentes, l’équilibre a été trouvé financièrement puisqu’on retrouve sensiblement les mêmes postes tant en recettes qu’en dépenses, et il n’y a pas eu de grand bouleversement.

Les recettes

Depuis 2009, la cotisation de 3 € pour une famille et 1,50 € pour une personne seule, reste inchangée, tout comme l’adhésion des membres actifs à 15 €, permettant une recette de 676,50€ pour 2019 (soit 211,50 € pour les bénéficiaires,465€ pour les membres et bénévoles).

La vente de marchandises représente13 139,55 € dont 1 075,69 € pour les colis d’urgence du C.C.A.S.  Avec les intérêts du livret A de 83,22 €, la subvention de l’ACSE de 1 500 € et un don exceptionnel de 500 €, l’association a eu en 2019 un total de 15 899,27 € de recettes qui lui ont permis de répartir les dépenses comme suit :

Les dépenses

L'achat de marchandises a coûté 10 539,62 € à Semée, soit2 427.48 € d’achats à Auchan, 6 770,84€ auprès de la Croix Rouge et 1 341 € à Revivre.

615,81 € ont été dépensés dans la catégorie « fournitures de bureau, informatique et diverses », pour le renouvellement du logiciel anti-virus et l’achat de sacs, boites, cahiers, matériel de collecte, cartouches dont 113,52 € pour la confection de compositions de Noël à destination des bénéficiaires. Des bons cadeaux d’un montant de 205 €ont été offerts en remerciement pour le départ de bénévoles.

Les dépenses de fonctionnement relatives aux assurances sont de l’ordre de 1 594,71€ dont 915,55 € pour l’assurance multirisque des locaux et 679,16 € pour la Dacia. Le coût d’entretien du véhicule est de 1 154,36 € soit 35 € de contrôle technique, 10 € de lavage, 786,71 € pour la révision et 322,65 € de frais d’essence.

Le forfait orange internet et téléphone a coûté 620,26 €.

Quant aux frais bancaires concernant le contrat pro association, ceux-ci représentent 246,62 €.

Concernant les frais de réception, l’association a offert l’apéritif et le vin aux bénévoles lors de l’assemblée générale pour un montant de 318 €, et donné 40 € de pourboire.

Enfin 300 € ont été sortis de la banque pour alimenter la caisse en monnaie.

Ainsi, par rapport à 2018, les dépenses sont stables sur tous les postes. Le compte de résultat 2019 est excédentaire pour 264.89 €, les comptes sont équilibrés en dépenses et recettes à 15 899,27 €.

En ce qui concerne le bilan, au 31 décembre 2019, pour l’actif, l’association enregistre une somme positive de 12 682,13 € sur son compte bancaire, 216,12 € d’espèces dans la caisse de l’épicerie et 11 181,52 € sur son livret A, soit un total de 24 079,77€.

Au 1^er janvier 2019 pour le passif, le report à nouveau était de 23 814,88 €. En fin d’année, avec l’excédent sur l’année de 264,

89 € le report à nouveau s’élève à     24 079,77 €.

Le bilan est donc équilibré.

3. Projet de budget 2020

Basé sur le budget de 2019, et sur les dépenses déjà enregistrées, l’association a établi un prévisionnel pour les dépenses en 2020 comme suit :

• les frais de déplacement et d’entretien du véhicule pour 1 000 €
• l'achat de marchandise pour 11000 €
• 800 € pour les fournitures et autres petits matériels
• les frais bancaires d'un montant de 300 €
• les frais postaux, de téléphone et d'internet à hauteur de 700 €
• 1 600 € pour les deux assurances
• 300 € pour les frais de réception

Toutes ces dépenses seront possibles avec, côté recettes :

• 710€ d’adhésions et de cotisations
• 1 500 € de subvention ACSE
• la vente de marchandise aux bénéficiaires pour 13400 €
• 90 € d’intérêt pour le livret A

Les dépenses et les recettes sont ainsi bien équilibrées pour 2020 avec 15700 € pour les deux postes.

Il est bon de préciser qu’un  nouveau don (de 1.000 € cette fois-ci) a été effectué au profit de l’association par la même donatrice que l’an dernier.

Aucun autre sujet n’étant abordé, et après vote, le rapport financier 2019 et le projet de budget 2020 sont acceptés à l’unanimité par l’Assemblée.

4. Renouvellement du Conseil d’Administration

            La Présidente précise que, comme elle l’a indiqué dans sa convocation du 6 juin, 3 membres du Conseil d’administration ont fait part de leur démission : Nadine DURAND, Nadia BELCACEM, et elle-même.

En accord avec Ouda BERRADIA, elle donne ensuite connaissance à l’Assemblée des personnes représentant les institutions :

- Ouda BERRADIA, Adjointe au Maire (avec Julienne TCHAYE Conseillère municipale, comme suppléante) pour représenter la Ville

- Sylvie RIGAULT, Conseillère municipale déléguée, comme représentante du CCAS

            Puis, pour les bénévoles, elle présente les candidatures nouvelles qui sont celles de Citénise FELIX, Gérald FREMONT, Nicole HENRIOT et Saïda MERABET. Aucune autre candidature ne s’exprimant, la Présidente propose d’effectuer un vote groupé pour ces 4 candidats.

L’Assemblée approuve à l’unanimité la nouvelle composition du Conseil d’administration, désormais composé des 11 personnes suivantes : Ouda BERRADIA, Michel BILLECOCQ, Citénise FELIX, Gérald FREMONT, Nicole HENRIOT, Marie-Antoinette LECLAIRE, Saïda MERABET, Henri MONIER, Patricia PATOUILLAT, Nicole PERRET et Sylvie RIGAULT.

5. Questions diverses

• Le montant de l’assurance pour les locaux a semblé élevé pour plusieurs participants. Gisèle VERNIN précise qu’il ne s’agit pas que des locaux, mais aussi de l’assurance de l’association en responsabilité civile.
• Concernant les conseils aux clients dans le domaine de la diététique, qui était un critère retenu  au titre la politique de la ville, les bénévoles donnent des conseils quand ils le peuvent, le temps manquant souvent pour aller loin en ce domaine. La possibilité de cuisiner avec des produits achetés à l’épicerie avait été envisagée, mais ne pouvait s’envisager sur place faute d’espace et d’équipement adapté. La proposition est faite de rechercher un partenariat avec le Centre social qui a régulièrement ce type d’action. L’idée de la fabrication d’un petit livre de recettes est évoquée.
• Gisèle VERNIN transmet à l’équipe de bénévoles de SEMEE les remerciements du Maire Frank VERNIN, pour avoir tenu l’épicerie ouverte pendant toute la durée du confinement.
• Compte-tenu de ses relations permanentes avec l’équipe de bénévoles, il est convenu qu’Aurélie CHASSEIGNE sera systématiquement invitée aux réunions du Conseil d’administration de l’association.

Aucun autre sujet n’étant abordé, la Présidente remercie l’ensemble des membres présents pour leur participation à la vie de l’association ainsi qu’à cette Assemblée générale. Elle invite ensuite les membres élus au Conseil d’administration à se réunir afin d’élire le nouveau Bureau de l’association.

Fait à le Mée-sur-Seine, le 25 juin 2020

      Le Secrétaire-Adjoint                                                                                La Présidente

        Michel BILLECOCQ                                                                              Gisèle VERNIN

   II - Procès-verbal du Conseil d’administration du 24 juin 2020

Suite à l’Assemblée générale ordinaire du même jour, les 11 membres ci-dessous (présents ou représentés), élus au Conseil d’Administration, se réunissent Maison Fenez, 221 avenue du Vercors au Mée-sur-Seine, à 19h30 afin de procéder à l’élection du Bureau de l’association :

Ouda BERRADIA, Michel BILLECOCQ, Citénise FELIX, Gérald FREMONT, Nicole HENRIOT, Marie-Antoinette LECLAIRE, Saïda MERABET, Henri MONIER, Patricia PATOUILLAT, Nicole PERRET et Sylvie RIGAULT

Michel BILLECOCQ, actuel secrétaire-adjoint de l’association,

• constate que le nombre de membres élus respecte les statuts de l’association (« au moins 9 membres et 20 membres au plus » ;
• rappelle que le Bureau doit être constitué comme suit : un président, un ou deux vice-présidents, un secrétaire pouvant être assisté par un ou deux secrétaires adjoints, et un trésorier pouvant être assisté par un ou deux trésoriers-adjoints, ce qui fait que le Bureau doit donc être constitué de 4 membres au moins ;
• et invite les membres présents à faire connaître leurs candidatures à l’un ou l’autre de ces postes.

5 membres font alors état de leur candidature, chacun optant pour un poste différent. De ce fait, les membres présents admettent de procéder à un vote à main levée, et approuvent à l’unanimité la composition suivante du nouveau Bureau de l’association :

• président                    Michel BILLECOCQ
• vice-présidente          Patricia PATOUILLAT
• secrétaire                   Gérald FREMONT
• secrétaire adjointe    Nicole HENRIOT
• trésorière                   Nicole PERRET

Les membres du Conseil décident alors de fixer leur première réunion dans le courant de l’automne.

Plus personne ne demandant la parole, la séance est levée à 20h.

                                                                                               Fait à Le Mée-sur-Seine, le 25 juin 2020

                         Le Secrétaire                                                                                       Le Président

Gérald FREMONT                                                                 Michel BILLECOCQ